HOGYAN LEHET HATÉKONYAN ÍRNI AZ ÉRTEKEZLETRŐL (PÉLDÁKKAL)

A jegyzőkönyv a testület, a vállalat vagy a szervezeti ülés írásos jegyzőkönyve. Az értekezlet-jegyzőkönyv jogi dokumentumnak számít, ezért írásakor törekedjen az egyértelműségre és a hangnem következetességére.

Mivel a jegyzőkönyv az ülés állandó nyilvántartása, a küldés előtt feltétlenül olvassa el őket. Célszerű, ha felügyelő vagy gyakorlott résztvevő működteti őket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az állítások és információk pontosan rögzítve vannak-e.

A legjobb értekezlet-jegyzőkönyv-készítők óvatos hallgatók , gyors gépírók, és megfelelően ismerik az értekezlet témáit és a résztvevőket. A jegyzetelőnek elég határozottan kell értenie a témát ahhoz, hogy el tudja különíteni a fontos pontokat a zajtól a hosszú, elhúzódó beszélgetések során. Fontos továbbá, hogy a jegyzetelő ne vezessen és jegyzeteljen egyszerre. (Ha bármikor megkérik erre, utasítsa el.)

Az alábbiakban néhány lépésenkénti tippet találhat az értekezlet-jegyzőkönyv hatékony megírásához.

1. Készítsen napirendet

Együtt dolgozzon az elnökkel vagy az igazgatóság elnökével a részletes napirend kidolgozása érdekében.

Az értekezletek okkal történnek, és a résztvevők figyelmeztetése érdekében fel kell sorolni a megoldandó és eldöntött kérdéseket. Együtt dolgozzon a hívóval egy olyan napirend kidolgozásával, amely az egyes témákhoz időket rendel, hogy az ülés mozogjon, és hogy a csoportnak legyen elegendő ideje az összes elem megvizsgálására.

A napirend szolgál az ülés jegyzőkönyvének vázlataként. Tartsa a jegyzőkönyvek címsorát a folytonosság érdekében.

2. Kövesse a korábbi jegyzőkönyvből készült sablont

Ha Ön még nem ismeri az igazgatóságot vagy szervezetet, és első alkalommal ír jegyzőkönyvet, kérje meg az előző értekezlet-jegyzőkönyv megtekintését, hogy megőrizhesse ugyanazt a formátumot^[1].

Általában a szervezet neve vagy a találkozó csoport neve kerül a tetejére: Az XYZ Igazgatóságának ülése, a következő sor dátumával. A dátum után adja meg mind az időpontot, amikor az értekezlet rendbe jött, mind pedig az értekezlet végét. Például:

A Super Company, Inc. igazgatótanácsaHirdető

Ülési jegyzőkönyv

Időpont: 2019. május 20

Időpont: 10:00 és 12:30 között

A legtöbb csoport, akik találkoznak, rendszeresen tesznek, minden ülésen meghatározott napirendi pontokkal. Egyes csoportok a jegyzőkönyv végén egy Következő lépések rovatot tartalmaznak, amely felsorolja a nyomon követendő projekteket és kijelöli a felelősséget.

Egy korábbi megbeszélés sablonja segít meghatározni, hogy a csoport rögzíti-e a határozatképesség teljesülését, és a szervezet üléseinek jegyzőkönyveihez kapcsolódó egyéb elemeket.

3. Rekord részvétel

A legtöbb testületben az igazgatóság titkára felel az ülés jegyzőkönyvének elkészítéséért. A szervezeti értekezleteken a jegyzőkönyvvezető lehet projektkoordinátor, vagy egy vezető vagy vezérigazgató asszisztense. Meg kell érkeznie néhány perccel az ülés kezdete előtt, és át kell tennie egy jelenléti ívet, amely tartalmazza az összes tag nevét és elérhetőségét.

Az értekezlet résztvevőinek ellenőrizniük kell a nevüket, és szerkeszteniük kell az adataikban bekövetkezett változásokat. Ez mind a résztvevők biztonsági dokumentuma, mind pedig annak biztosítása, hogy az információk a legfrissebb e-mail címekre kerüljenek.

Az összes résztvevő nevét fel kell tüntetni közvetlenül az értekezlet neve és dátuma alatt, a Jelen jelen alcím alatt. Sorolja fel az összes résztvevő kereszt- és utónevét, a címet vagy a hovatartozást, vesszővel vagy pontosvesszővel elválasztva. Például:

Jelen van: John Doe elnök; Jane Smith, alelnök; Jack Williams, titkárHirdető

Ha az igazgatóság egyik tagja nem tudott részt venni az ülésen, a következő mondat után adja meg nevét: Másolás ide: A résztvevők listáján más jelölések is szerepelhetnek. Például, ha az értekezlet résztvevői közül többen a személyzet tagjai, míg mindenki más önkéntes, érdemes az egyes munkatársak után írni (Személyzet).

Általános szabály, hogy a résztvevők ábécé sorrendben szerepelnek a vezetéknevük szerint. Egyes szervezeteknél azonban bevált gyakorlat az igazgatótanács vezetésének felsorolása. Ebben az esetben először az elnököt vagy a társelnököket sorolják fel, majd az alelnököt követi a titkár, majd a pénztáros. Ezután a résztvevők összes többi nevét a vezetéknév betűrendbe rendezi.

Az is bevett gyakorlat, hogy egy résztvevő konferenciahívás útján csatlakozott az értekezlethez. Ezt jelezhetjük telefonon írással és a hívó résztvevők felsorolásával.

4. Elnevezési egyezmény

Általában az első alkalom, amikor valaki felszólal az értekezleten, tartalmazza a nevét és gyakran a címét is.

Például az XYZ igazgatóságának elnöke, Roger McGowan rendre hívta az ülést. Amikor legközelebb Roger McGowan beszél, egyszerűen Roger-ként hivatkozhat rá. Ha két Roger van az ülésen, a kettő elkülönítéséhez használjon vezetéknevek kezdőbetűit: Roger M. szavazásra szólított fel. Roger T. tartózkodott.

5. Mit (és mit nem) tartalmazzon

A találkozó jellegétől függően egy-több óráig tarthat. A résztvevőket felkérjük, hogy nézzék át, majd hagyják jóvá az ülés jegyzőkönyvét. Ezért nem akarja, hogy a jegyzőkönyv hosszú dokumentumgá terjedjen ki.

Minden, amit az emberek szó szerint mondanak, megörökítése nemcsak felesleges, de bosszantó is a bírálók számára.

Az egyes napirendi pontokhoz végül csak a vita releváns pontjait kívánja összefoglalni a meghozott döntésekkel együtt. A megbeszélés után olvassa végig a jegyzeteket, ügyelve arra, hogy minden kör- vagy ismétlődő érvet kiírjon, és csak a vonatkozó pontokban hagyja el.

6. Tartson semleges hangot

A jegyzőkönyv jogi dokumentum. Ezeket használják fel a szervezet tevékenységének történeti nyilvántartására. Alapvető az egyenletes, szakmai hangnem . Soha ne tegye a jegyzőkönyvbe a gyulladásos nyelvet, még akkor sem, ha az ülés nyelve felmelegedik.

Objektíven szeretné rögzíteni a vita lényegét, ami azt jelenti, hogy meg kell említeni a lefedett kulcsfontosságú pontokat anélkül, hogy hibát kellene rendelni. Például a személyzet az igazgatósági tagok kérdéseivel foglalkozott az eladó professzionalizmusával kapcsolatban.Hirdető

Képzelje el, hogy egy ügyvéd tíz évvel az úton olvassa a jegyzőkönyvet, hogy bizonyítékot találjon a lehetséges jogsértésekre. Nem akarna díszítést színes mellékmondat vagy trükk formájában, hogy elhomályosítsa a történteket.

7. Jegyezze fel a szavazatokat

A jegyzőkönyv elsődleges célja a testület vagy szervezet által leadott szavazatok rögzítése. A szilárd nyilvántartás megemlítéséhez meg kell említeni, hogy melyik résztvevő indít mozgást, mit állít szó szerint és melyik résztvevő szekundálja a mozgást.

Például Cindy Jacobsen alelnök indítványt tett a ZZZ Alapítvány ajándékának bevételének 50 százalékának, vagyis 50 000 dollárnak a CCC ösztöndíjas alapnak történő elkülönítésére. Roger McGowan elnök támogatta az indítványt.

Ezt a szavazástáblázatot semleges nyelven is meg kell fogalmazni: Az igazgatóság egyhangúlag megszavazta a charta módosítását a következő módon, vagy az a döntés, hogy 1000 dollárt biztosítanak a faültetési erőfeszítésekre, 4–1-re hozták meg, McGowan igazgatósági elnök ellenezte.

A legtöbb testület megpróbálja egyhangúlag szavazni. Néha annak érdekében, hogy az igazgatóság koherensebb eredményt érhessen el, az igazgatóság tagja tartózkodhat a szavazástól: Az indítvány egy tartózkodás mellett 17 ellenében 1-re került.

8. Pare Down Notes-értekezlet

Az értekezlet után olvassa végig jegyzeteit, miközben az összes beszélgetés friss marad a fejében, és végezze el a szükséges módosításokat. Ezután alakítsa ki az értekezlet jegyzőkönyvét a legfontosabbak szerint, rövid beszámolóval ellátva a vitát, amely összefoglalja a döntés mellett és ellen kifejtett érveket.

Az emberek gyakran beszélnek köznyelven vagy idiómákban, mint például: Ez még a ballparkban sem található meg, vagy a hanglemez törésnek tűnik. Bár lehet, hogy kísértésbe ütközik, hogy a pontos nyelvet a percekben megtartsa, hogy színt adjon, ellenálljon.

Ezenkívül, ha bármilyen előadás része az értekezletnek, ne vegye fel a Powerpoint adatait a jegyzőkönyvbe. Azonban érdemes feljegyeznie a prezentáció utáni megbeszélés legfontosabb pontjait.

9. Óvatosan, korrekt módon

Győződjön meg arról, hogy minden nevet helyesen írt, beírta a találkozó helyes dátumát, és hogy a jegyzőkönyve világosan olvasható.

Az első használatkor írja le a betűszavakat. Ne feledje, hogy a jegyzeteket mások is felülvizsgálhatják, akik számára a betűszavak nem ismertek. Legyen következetes a fejlécek, az írásjelek és a formázás terén. A jegyzőkönyvnek csiszoltnak és szakszerűnek kell lennie.Hirdető

10. Terjessze széles körben

A jóváhagyást követően perceket küld a felülvizsgálat céljából a teljes ellátásnak - nem csak a résztvevőknek. A jegyzőkönyvek segítenek abban, hogy a távolmaradókat megismerjék a fontos cselekedetek és döntések.

A következő ülés elején kérje a jegyzőkönyv jóváhagyását. Vegye figyelembe az esetleges módosításokat. Próbálja meg kidolgozni a megbeszélésen elfogadott változtatásokat, hogy ne fordítson hatalmas időt a felülvizsgálatokra.

Kérjen egy indítványt a jegyzőkönyv jóváhagyására az elfogadott módosításokkal. Miután a résztvevő felajánlotta az indítványt, kérjen meg egy másik személyt az ülésen, hogy küldje el az indítványt. Azt mondják: Mindenki jóváhagyott. Mindig kérdezd meg, van-e valaki, aki nem helyesli. Feltételezve, hogy nem, akkor mondja: Az utolsó találkozónk jegyzőkönyvét jóváhagyják, miután az egyeztetett változtatások megtörténtek.

11. Gondosan reszeljen

Mivel a jegyzőkönyv jogi dokumentum, ügyeljen arra, hogy benyújtja azokat. Ellenőrizze, hogy a dokumentum fájlneve összhangban van-e a korábban benyújtott jegyzőkönyvek fájlneveivel.

Esetenként a szervezet tagjai áttekinthetik az elmúlt perceket. Tudja meg, hova nyújtják be a jegyzőkönyvet!

Egy figyelmeztetés

A csúcstechnika mai korában felteheti magának a kérdést: Nem lenne egyszerűbb rögzíteni a találkozót? Ez a szervezet protokolljaitól függ, de valószínűleg nem.

Feltétlenül kérdezze meg, hogy milyen szabályok vannak abban a szervezetben, ahol jegyzőkönyvet vesz fel. Ne feledje, hogy a jegyzőkönyv nyilvántartást ad az ülésen elkövetett dolgokról, nem pedig az ülésen elhangzottakról.

A jegyzőkönyvek a döntéseket tükrözik, nem a megbeszéléseket. Névük ellenére a jegyzőkönyv nem percről percre átírás.

A lényeg

Ahhoz, hogy szakértővé váljon a jegyzőkönyv készítője, éles fülre, tanulási hajlandóságra és némi gyakorlásra van szükség, de ezeket a tippeket követve hamar jártas lesz.