Negyven éves munkám során mindig hosszú, unalmas és terméketlen találkozókra panaszkodtam, ezért csatlakozzon a klubhoz! Igen, a régi stílusú találkozók negatív hatással vannak a morálra, a termelékenységre és a motivációra.^[1]

Ő (Warren Buffett) nem hagyja, hogy a naptár tele legyen haszontalan találkozókkal. - Bill Gates

Szóval, miért nem lehetnek rövidebbek, eredményesebbek és egyenletesebbek, merem mondani, szórakoztatóak a találkozók?

A jó hír az, hogy ma már sok vállalat vezet a találkozók lebonyolításában.

Íme egy eredményes találkozó 12 titka. Ha menedzser vagy csoportvezető, érdemes ezeket megvalósítani. Ha tagja vagy egy csapatnak, mindig tehet javaslatokat, hogy az értekezletek valóban szuper produktívvá válhassanak.

1. Az idő nem az igazi kérdés

A legtöbb ember panaszkodik arra, hogy nincs elég ideje, és a találkozók rabolhatják el tőlük ezt az értékes árut. A nézés másik módja az, hogy egyszerűen a meglévő energiaszintekre koncentrál.

Tervezzen szünetekben úgy, hogy a termelékenység maximális szinten maradjon.Hirdető

Kezeld az energiádat, ne az idődet. - Tony Schwartz

2. Rövidebbé tegye az értekezleteket

10 vagy 15 perces határidő meghatározása valóban segíthet. Egyes menedzserek valóban kapnak egy időzítőt, amely az értekezlet befejeztével kialszik. Nem véletlen, hogy a TED-beszélgetések maximális ideje 18 perc.

Ennek oka az, hogy minden kutatás azt mutatja, hogy a figyelem átfutása fokozatosan csökken, ha az értekezletek vagy a beszélgetések tovább tartanak. A Texas Keresztény Egyetemen végzett tanulmányok azt mutatják, hogy a hallgatók több információra emlékeznek rövidebb órák után.^[kettő]

3. Az értekezleteket csak szükség esetén tervezze meg

A legtöbb vállalatnak meghatározott ideje és napja van az ülésekre. Ez azt jelenti, hogy a termelékenység lelassul, csak egy meghatározott ütemezés miatt.

Sokkal jobb, ha akkor találkozunk, amikor a dolgokat el kell végezni, meghozni a döntéseket és véglegesíteni a cselekvési pontokat.

4. Találkozz a Standing up vagy valahol máshol

NAK NEKnagyon érdekes kutatásazt mutatja, hogy a leülés növeli a területi kérdéseket.^[3]

Az emberek jól érzik magukat, és érvényesíteni akarják álláspontjukat vagy tekintélyüket is.Ezt felálláskor nem olyan könnyű megtenni. Hirdető

A résztvevők kevésbé érzik magukat nyugodtan és gyorsabban szeretnék elvégezni a dolgokat. Vannak más innovatív módszerek is az értekezletek megrendezésére.

De bárhol is legyen, legyen innovatív a helyével. Próbáljon ki egy stand-up találkozót, vagy hagyja az íróasztalokat, és irány a park. Menjen ki mindennapi környezetéből. - Richard Branson

5. Tervezze meg előre a menetrendet

Egy rövid megbeszéléshez még mindig napirendre van szükség, és ezt lehetőség szerint az ülés előtt ki kell terjeszteni. Segít az embereknek a megvitatásra váró kérdések előkészítésében és összpontosításában.

Itt van Hogyan lehet egyszerű és hatékony gyilkos értekezletet összeállítani? .

6. Hozzon létre egy Smartphone Free Zone-t

Kérdezze meg az embereket az okostelefonokat vagy táblagépeket használó kollégáikról a találkozók során. A többség nehezményezi ezt, mivel ez a tisztelet hiányát mutatja, és azt is megmutatja, hogy a teljes részvétel hiányos vagy hiányos.^[4]

Sokkal jobb, ha az értekezlet területét okos telefonmentes zónává teszik, és arra ösztönzik az embereket, hogy a telefonokat kint hagyják egy kosárban, csatolva a postával. A Fehér Ház már ezt is csinálja.

7. Korlátozza a résztvevők számát

Ez az egyik ajánlás, amelyet Kristen Gil ’Start-Up Speed’ című bejegyzésében említettek.^[5]Ő a Google üzleti műveletekért felelős alelnöke.Hirdető

Ha a résztvevőket azokra korlátozza, akik közvetlenül részt vesznek egy projektben vagy eljárásban, akkor a többieknek több ideje marad a munkájuk folytatására.

8. Futtassa az értekezletet, mint egy Óramű

Az értekezlet vezetése valóban ügyes feladat. Ideális esetben a következőket kell tennie:

• Mondja el az ülés célját, pl. - Ma találkozunk, hogy véglegesítsük az auditorok látogatását.
• Tartsa a témán kívüli beavatkozásokat a napirenden kívül. Be lehet helyezni a „parkolóba”, ha van idő a végén.
• Bátorítson mindenkit, hogy lépjen be.
• Csüggedje a bemutatókat.
• Tartsa be a kiosztott időt.

9. Távolítson el akciópontokat

Az értekezletet vezető személynek az egészet a pályán kell tartania, rövid időn belül.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a végén az embereknek van egy listája a cselekvési pontokról, és ezeket felcímkézik a DRI (közvetlenül felelős személy) címkére.^[6]

10. Engedje meg az átszállási időt

Győződjön meg arról, hogy a találkozó előtt elegendő idő van beprogramozva, hogy az emberek valóban időben odaérhessenek.

Tíz perc engedélyezése más elfoglaltságok előtt és után segít az embereknek abban, hogy összefogjanak és megtervezzék hiányukat, pedig ez nagyon rövid.

A döntésekről nyilvántartást vezetnek, és ezeket emlékeztetőként e-mailben elküldhetjük minden résztvevőnek.Hirdető

11. Az eredmények ismertetése és a következő találkozó terve

Feltételezve, hogy a cselekvési pontok meghozzák a szükséges eredményeket, mindig jó vázolni, hogy a következő találkozónak mire kell kiterjednie.

Ezt nem kell kőbe vésni, de illeszkednie kell az üzleti és marketing tervekhez. Segít kiemelni a hosszú távú célokat is.

12. Ösztönözze az értekezlet készségek képzését

Néhány értekezleti feladat átruházása a találkozó előtt és alatt egyaránt nagyszerű módja annak, hogy megközelítést nyújtson az értekezlet készségekkel kapcsolatos képzésekhez.

Döntse el, hogy ki lesz felelős a cselekvési pontok, ütemezés és napirendek feljegyzéséért. Ez megtehető rotációban, így Ön továbbra is teljes felelősséggel tartozik az értekezlet lebonyolításáért. Az értekezlet-jegyzőkönyv hatékony megírásához olvassa el ezeket a tippeket: Hogyan lehet nagyszerű értekezlet-jegyzőkönyveket írni, így semmi sem veszik el a fordításban

További információ a munkahelyi produktivitásról

• Hogyan lehet produktív a munkahelyen: 9 alapszabály
• 6 egyszerű szokás a munkahelyen, amelyek azonnal növelik a termelékenységet
• A pomodoro technika: helyes-e Önnek növelni a termelékenységet?
• Hogyan motiválhatja a termelékenységi formula a munkavállalókat a hatékony munkavégzésre?

Kiemelt fotóhitel: Unsplash az unsplash.com webhelyen keresztül

Referencia