A delegálás képessége a sikeres vezető egyik jellemzője. A delegálás az egyik legjobb felügyeleti eszközök a munkavállalói morál, a munkával való elégedettség, a csapattagok és a vezető közötti bizalom és a vállalat lényegének növelése érdekében. Segít az időgazdálkodásban is.

Míg a hatékony delegálási technikákat ritkán tanítják, a jó hír az, hogy a delegálás olyan képesség, mint bármely más, amely megszerezhető.

Tartalomjegyzék

1. Mi a küldöttség?
2. Hogyan javítja a küldöttség a csapatmenedzsmentet?
3. Hogyan kell megfelelően delegálni
4. Annak tudása, hogy mit kellene és mit nem kellene delegálni
   • Mit kellene átruházni
   • Amit nem szabad átruházni
5. Következtetés
6. További tippek a feladatok átruházásával kapcsolatban

Mi a küldöttség?

A delegálás meghatározható a másikért való cselekvésre való felhatalmazás aktusaként.^[1]Ezzel a felruházott hatalommal egy személy, általában beosztottja képes meghatározott tevékenységek végzésére (általában vezető vagy felügyelő adta). A delegálás a szervezet hatékonyságának növelésére szolgáló irányítási eszköz.^[kettő]Lehetővé teszi, hogy a szervezet céljait feladatokra bontsák és hozzárendeljék a feladathoz legjobban illő csapattaghoz. Ezzel azt mondják, hogy a legtöbb vállalkozó és menedzser köztudottan rosszul delegálja. De miért?

Mint korábban említettük, a legtöbb szervezet nem tanítja meg menedzsereit, hogyan kell átruházni őket. Számos más oka van azonban annak, hogy a vezetők nem hajlandóak átruházni, többek között:

Úgy gondolják, hogy senki sem tudja olyan jól elvégezni a munkát, mint amennyire képes

A vezetőknek át kell ruházniuk, mert felelősségük az alkalmazottak felügyelete. Nem tudják és nem is szabad az összes munkát maguk elvégezni. A vezető feladata irányítani, motiválni és felügyelni csapattagjaikat a cél elérése érdekében.

Szerintük túl sok időbe telik valakinek a kiképzése

A csapattagok útmutatása és motiválása része a képzés. Igen, több időbe telik, amíg egy alkalmazottat új feladatra képez, de ezt befektetésként kell gondolnia. Képzelje el, hogy napi extra órára van szükség arra, hogy valakit betanítson egy feladat elvégzésére, és ez a képzés egy hétig tart. Ez öt további óra a feladat elvégzésével. Azonban a munkavállaló első öt napja után, amikor elvégzi a feladatot, heti öt órát szabadít fel más kérdésekre.

Hiányzik a bizalom az alkalmazottak motivációjában

A vezető munkájának másik része az alkalmazottaik képességeinek fejlesztése a jövő vezetőinek azonosítása, valamint erősségeik és gyengeségeik felfedezése érdekében. Felhatalmazás nélkül soha nem fogja tudni, hogy az alkalmazottak milyen motivációval rendelkeznek.

Nélkülözhetetlenné akarják tenni magukat

Ha attól tart, hogy nélkülözhetetlenné teszi magát, akkor nem szabad. Ön vannak elengedhetetlen. A jó vezetőket és vezetőket köztudottan nehéz elérni, és így természetesen nélkülözhetetlenek a szervezetek számára. Ha vezető pozícióban van, és aggódik a munkája miatt, tanulja meg, hogyan lehet jobb vezető.

Élvezik maguknak a munkát

Míg sok ember élvezi, hogy maga végzi a munkát, tetszik nekik az alkotói folyamat, vagy csak az az ötlet, hogy kontrollálni tudják az eredményt, és hitelt érdemelnek érte. Ez nem a menedzser feladata.

Hajlandónak kell lennie arra, hogy feladja az irányítást, elfogadja, hogy más embereknek más (és néha jobb) módja van a dolgok elvégzésére, és el kell fogadnia az ön segítő vagy felügyelői szerepét.Hirdető

Rosszul érzik magukat, ha több munkát adnak egy túlterhelt személyzetnek

A vezető számára meglehetősen gyakori az érzés, hogy a munkatársai túlterheltek vagy túlterheltek. Tehát, ha több tennivalót adunk a csapattagoknak, úgy érezhetjük, hogy csak még több munkát fektet rájuk. Ha azonban helyesen csinálják (erről később), a delegálás növelheti motivációjukat és elégedettségüket.

Most, hogy megválaszoltuk a delegálás kérdését, térjünk át a kérdés második részére:

Hogyan javítja a küldöttség a csapatmenedzsmentet?

A hatékony delegálás az egyik legfontosabb vezetői képesség, amellyel rendelkezhet. A megfelelő delegálás előnyei mélyebbre nyúlnak, mint a megnövekedett termelékenység. Ezek a hatások a következőkben láthatók:

Nagyobb bizalom a vezető és az alkalmazott között

Amikor felhatalmazást és autonómiát ad az alkalmazottnak egy feladat elvégzéséhez, az magában foglalja, hogy megbízik benne, hogy elvégezze azt. Azt is mondja, hogy szerinted elég kompetensek a feladat kezeléséhez. Ez a bizalom és bizalom megmutatja a köteléket a felügyelő és a beosztott között.

A munkával való elégedettség növekedése

Feladatok vagy megbízások átruházása a csapattagok számára lehetővé teszi számukra, hogy felelősséget vállaljanak és büszkék legyenek munkájukra. Senki sem akarja, hogy úgy tekintsék rá, mint egy fogaskerekűre a gépben, és olyan munkát végez, amelyet bárki megtehetne. A felelősség és a tekintély megszerzése számukra nagyban hozzájárul ahhoz, hogy büszkék legyenek munkájukra.

Fokozott motiváció

A feladatok átruházásával a megfelelő alkalmazottakra átvehetik az eredmény tulajdonjogát. Ez az esélyük, hogy ragyogjanak. Mindenki dicséretet szeretne a főnöktől, és nagyszerű motiváció annak tudata, hogy az általuk elért eredményt önmaguk tükröződésének fogják értékelni.

Több idő jut más fontos tevékenységekre

Csakúgy, mint egy hajóskapitány, a vezetők felmérik a körülményeket, megtervezik a pályát és irányítják a hajót. Lehet, hogy beugranak, ha van ember, de fő feladatuk az összkép aggódása. Engedje, hogy a legénység aggódjon az evezés miatt, és csak győződjön meg arról, hogy jó irányba haladnak-e.

Így felszabadíthatja az időt a fontosabb tevékenységekben való részvételre.

Új készségek fejlesztése a csapattagokban

Minden vezető munkájának része az, hogy segítse az alkalmazottait a tanulásban és növekedésben. Amint az alkalmazottak tökéletesednek és kiegészítik képességeiket, értékesebbé válnak a vállalat és az ipar egésze számára. Ez része a karrierjük fejlődésének. Ez sokkal rugalmasabbá teszi a csapatát is.

Nagyszerű kiértékelő eszköz

Menedzserként feladata a legjobb teljesítményt nyújtók és az előléptetésre érdemes személyek azonosítása. Arra is gondolnia kell, hogy ki lépjen helyébe, amikor előléptetik. A felelősségek átruházásával az alkalmazottaira nagyszerű helyzetben van annak megismerése, hogy ki viszi a bikát szarvanként, és ki csak a minimumot.Hirdető

Összességében a delegálás pozitív hatásai szinergikus hatást gyakorolhatnak a szervezet hatékonyságára, termelékenységére és jövedelmezőségére.

Hogyan kell megfelelően delegálni

Beszéltünk arról, hogy mi a delegálás és annak előnyei, de hogyan lehet hatékony delegáló és kihasználhatja a megbeszélt előnyöket? Az alábbiakban bemutatunk néhány hatékony delegálási technikát az induláshoz.

1. Indítsa el az eredménytől, és mozogjon hátra

Amikor új felelősséget ruház át egy alkalmazottra, kezdje azzal, hogy elmagyarázza, milyen lehet az eredmény. Például: téged állítok X irányításáért, és az X célja az, hogy az ABC két héten belül átalakuljon DEF-be és 100 USD alatt legyen. Ez a módszer a cél kitűzésére anélkül, hogy elmondaná nekik, hogyan kell elérniük.

2. Adjon alkalmazottainak autonómiát

Ez nehéz lehet a menedzserek számára, de meg kell próbálnia visszalépni és felismerni, hogy a probléma megoldására sokféle módszer létezik. Ha hagyják, hogy kitalálják saját módjukat, megtanulják, és gyakran jobb eredmény születik.

3. Adja meg nekik a felhatalmazást arra, hogy megtegye, amit kér

Ez nagyon fontos! A feladatok felelősségének átruházása anélkül, hogy megadnák nekik a teljesítéshez szükséges felhatalmazást, valójában csak több munkát jelent az alkalmazottra. A motiváció és a munkával való elégedettség növelése helyett neheztelést és haragot fog kelteni.

4. Illessze össze személyiségüket és készségeiket

Ne adjon introvertáltnak egy megbeszélés lebonyolítását. Hasonlóképpen ne tegye az extrovertáltat a könyvelésért felelőssé. Jól kell képeznie, hogy kik az alkalmazottai, és milyen készségekkel rendelkeznek. Delegálja a megfelelő feladatot a megfelelő személyre.

5. Győződjön meg arról, hogy megfelelő erőforrásokkal rendelkeznek

Győződjön meg arról, hogy az általad delegált embereknek elegendő idő, pénz, képzés, kellékek, munkaterület és segítség legyen másoktól a munka elvégzéséhez. Ha nem, akkor a kudarc nem rajtuk, hanem rajtad áll.

6. Felügyelet, Ne Micromanage

Ennek legjobb módja az ütemterv létrehozása, rendszeres bejelentkezéssel. Ez lehetővé teszi a munkavállalók autonómiáját, miközben továbbra is felelősséggel tartoznak a projekt előrehaladásáért. Lehetővé teszi továbbá az alkalmazott számára, hogy rendszeresen ütemezett időközönként kérdéseket tegyen fel és fogadjon információkat.

7. Hozzon létre egy motiváló környezetet

A legsikeresebb delegáltak azok, akik tudják, mikor legyen pompomlány vagy edző, és mikor lépjenek be vagy lépjenek vissza. Ők is ott vannak ünnepelje a sikereket .

8. Legyen toleráns a hibákkal szemben

Soha nem lesz innovációd kockázatvállalás nélkül, és nem lehet kockázatvállalás hibák nélkül. Legyél toleráns és használd a hibákat tanulási eszközként, ne pedig félelemként.Hirdető

Eddig a mi, miért és hogyan delegáltuk a feladatot, de hogyan döntsük el, milyen feladatokat kell átruházni?

Annak tudása, hogy mit kellene és mit nem kellene delegálni

Van néhány különböző gondolat ebben a témában, az egyik nézet az, hogy at egy bizonyos pont, minden, ami átruházható, legyen; ritka kivétellel.

Mit kellene átruházni

Végezzen auditot a hat T segítségével, hogy meghatározza, mely feladatoknak van a legracionálisabb feladata.^[3]

1. Apró

Ezek olyan kicsi feladatok, amelyek következménytelennek tűnnek a kezelésük során, de összeadódnak. Soha nem fontosak vagy sürgősek, és még ha csak néhány percet is igénybe vesznek, végül kiszorítják a stratégiai munka áramlásából. Például egy konferenciára vagy rendezvényre való regisztráció, a naptárba történő felvétel, valamint a szálloda és a járat lefoglalása - ezek a dolgok önmagukban nem sok időt vehetnek igénybe, de együttvéve mind összeadódnak.

2. Unalmas

A viszonylag egyszerű feladatok valószínűleg nem a legjobb idejét használják. A nagyon egyszerű feladatokat bárki más elvégezheti (és kell is), csak Ön.

Például egy 100 tételes lista kézi bevitele egy táblázatba és annak színkódolása vagy a bemutató fedélzetén lévő KPI-k frissítése mind egyszerű feladatok, amelyeket át lehet adni.

3. Időigényes

Ezek olyan feladatok, amelyek bár fontosak lehetnek, sőt kissé összetettek is, de időigényesek és nem igénylik a kutatás kezdeti 80% -ának elvégzését. Könnyedén beléphet, amikor a feladat 80% -ban elkészült, és jóváhagyást, felügyeletet és / vagy útmutatást adhat a következő lépésekhez.

4. Tanítható

Ezek a feladatok, bár elsőre bonyolultnak tűnnek, rendszerré fordíthatók és továbbadhatók, miközben Ön továbbra is biztosítja a minőségellenőrzéseket és a végső jóváhagyást.

Például, ha megtanítja az egyik közvetlen jelentését, hogyan készítse el a havi összegyűlt találkozó prezentációs pakliját, és még azt is, hogy miként kell eljuttatnia ezeket a frissítéseket a csapathoz, jó módszer lehet arra, hogy időt szabadítson fel magának.

5. Borzalmas At

Azokat a feladatokat, amelyek egy olyan területre esnek, ahol úgy érzi, hogy nincs felszerelve, általában át kell adni valakinek, akinek ezen a területen erősségei vannak. Például, ha nem biztos abban, hogyan szervezi a PowerPoint diák látványtervét a csapatértekezlethez, akkor valószínűleg valaki beléphet a csapatába.Hirdető

6. Időérzékeny

Ezek olyan feladatok, amelyek időérzékenyek, de versenyeznek más prioritásokkal. Nincs elég idő az összes egyszerre történő elvégzésére, ezért átruház egy fontos és időérzékeny feladatot, amelyet a többi projektalapú határidővel párhuzamosan lehet elvégezni.

Például, ha az iPadjét a repülés után a repülőgépen hagyja, és azon dolgozik, hogy helyreállítsa, mielőtt teljesen eltűnik a repülőtéren az elveszett és talált mélységek, ha naponta felhívja az ügyfélszolgálatot, sok időt vehet igénybe, és átruházható beosztottjára.

Amit nem szabad átruházni

A fentiekkel ellentétben vannak olyan feladatok, amelyeket soha nem szabad átruházni, és mindig a vezető felelősségének kell maradnia. Ezek egy része a következőket tartalmazza:

Vállalati jövőkép és küldetésnyilatkozatok

Ezek fontos szerepet játszanak a vállalat hírnevében, és a lehető legkomolyabban kell őket venni. Ezért a felelősség ezek létrehozása mindig egy vezetőnél vagy más cégvezetőnél kell feküdnie.

Bérbeadási döntések

Túl sok vezető támaszkodik külső ügynökségekre a felvételi döntéseik során. Bár a készségek fontosak, annak értékelése, hogy egy alkalmazott hogyan illeszkedik a vállalati kultúrába, ugyanolyan fontos, és ezt a legjobban szemtől szemben lehet megtenni.

Beszállítói alkalmazottak

Fontos, hogy a vezetők aktív szerepet vállaljanak abban, hogy az új alkalmazottak szívesen érezzék magukat. Mindig elérhetőnek és elérhetőnek kell lenniük az új alkalmazottak számára.

Fegyelem

A fegyelmi feladatok átadása adminisztratív asszisztensnek vagy HR-nek gyakran a gyenge vezetői képességek jele. A vezetők általában nagyobb tiszteletet szerezhetnek az alkalmazottaktól, ha ezt maguk kezelik.

Teljesítmény-vélemények

Ha az alkalmazottak saját véleményeket készítenek, és csak leiratkoznak rájuk, akkor ez hátrányt jelent minden érintett számára. A vezetőket személyesen kell bevonni ebbe a folyamatba a lehető legtöbb kihasználása érdekében.

Következtetés

Első pillantásra a delegálás több problémának tűnhet, mint amennyit megér. Ha azonban megfelelően végzik, akkor a munka terjedelme, szélessége és minősége nem csak a kellemetlenségeket pótolja.

Meg fog lepődni azon, mi történik, ha úgy rendezi a terhelést, hogy csak a legmagasabb prioritású feladatokra koncentrálhasson, míg mások értelmes és kihívásokkal teli feladatokon dolgoznak.Hirdető

Az itt leírt gyakorlatok megvalósításával a megfelelő projekteket a megfelelő emberekre ruházhatja át a megfelelő módon, és ez a siker receptje.

További tippek a feladatok átruházásával kapcsolatban

• A feladatok hatékony delegálása (lépésenkénti útmutató)
• Feladat delegálása: mit delegáljon és mit ne?
• A vezetés átruházásának fontossága (és hogyan kell helyesen átruházni)

Kiemelt fotóhitel: CoWomen az unsplash.com oldalon keresztül

Referencia