Hogyan készítsünk teendőlistát, és hogyan végezhetjük el a dolgokat?
Az egyik leghatékonyabb módszer a stressz csökkentésére és a túlterhelésre, amikor szorongást érez a munkája miatt, az az, hogy leül egy tollal és egy papírral, és kiírja az összes tennivalót. Melyik szerzője Dolgokat elintézni , David Allen gondolatmenetet hív. Megkönnyíti az agyad a kognitív túlterheléstől, és amikor látod, hogy felsorolod az összes tennivalót, akkor érzed a kényelem érzését, tudván, hogy ez nem olyan rossz, mint az agyad mondta.
Mindazonáltal, ha mindazokat a dolgokat el kell végeznie, amelyeket el kell végeznie, nem érheti el a munkát. Ez csak az első lépés.
Ahhoz, hogy valóban kihasználhassa a tennivalók listájának elkészítését, néhány dolog segítségével megteheti a tennivalók listáját sokkal hatékonyabbá.
1. Tisztázza, mit kell tennie
Gyakran látom, hogy olyan listákat készítek, amelyekhez hasonló feladatokat írnak Beszélj Timmel vagy Készítsen előadást . Az ilyen írási feladatok problémája, hogy nem egyértelműek. Számos kérdés maradt megválaszolatlanul. Miről beszélni Timivel? Milyen előadás? Mit kell előkészíteni?
Amikor feladatot ír, tudni fogja, mit szeretne csinálni; de egy hétvége vagy néhány nap után az, amit el akarsz érni, sáros és nem egyértelmű. Sokkal jobb írni Beszélj Timmel a jövő heti berlini utazásról vagy készítsen vázlatot a jövő heti igazgatósági előadáshoz . Bizony, néhány másodpercig még eltarthat a kiegészítő szavak megírása, de később megköszöni magának, amikor eljön a feladat.
Ilyen feladatok írása nagyon egyértelművé teszi, hogy mit akarsz csinálni . És amikor leül a munkája megkezdésére, pontosan tudni fogja, mi vesz részt a feladatok elvégzésében, így jobb döntéseket hozhat arról, hogy min dolgozzon.Hirdető
Ez sok időt takarít meg, mivel az egyértelműség azt jelenti, hogy képes lesz a megfelelő fájlok megszerzésére és azonnali kezdésre, ahelyett, hogy néhány percet kellene eltöltenie azzal, hogy emlékezzen a tennivalókra.
2. Ne véletlenszerűen dátumozza a feladatokat
Nagyon csábító dátumot adni minden írt feladatához - ugye? Nem akarja elfelejteni, hogy megtegye, ugye? - Az a probléma, hogy véletlenszerűen randevúzzon minden feladattal, amelyet felvesz a tennivalók listájába: Napi elsöprő lista azon feladatokról, amelyeket nem kell elvégeznie a kiválasztott napon, és vagy átütemezi a feladatokat, vagy csak figyelmen kívül hagyja azokat.
Ehelyett legyen stratégiaibb. Csak akkor tegyen dátumot egy feladatra, ha azt azon a napon kívánja megtenni. Naponta láttam, hogy húsz-harminc feladatot tartalmazó listákat kell készítenem, amikor az embernek egy napja van háttalálkozókkal. Ilyen körülmények között a feladatok semmiképpen sem fognak teljesülni.
Rendben van, ha emlékeztető feladatot tesz a napi teendők listájába - ilyesmi EMLÉKEZTETŐ : X projekt áttekintése - Szüksége van valamire? Vagy hozzon létre egy listát a kezdeményezendő hívásokról, és végezzen egy napi feladatot, amely arra utasítja, hogy tekintse át a híváslistát. Csak azon dolgozzon, hogy kezelhető és reális legyen a napi tennivalók listája.
Ha hetente egy kis időt tölt el, hogy megtervezze a hetet a naptárban szereplő adatok alapján, akkor hatékonyabbá teheti a teendők listáját. Ekkor felveheti a dátumokat a feladataiba. Ha csendes napja van az irodában, ahol nincsenek megbeszélések, legyen hosszabb listája a feladatokról. Ha üzleti úton van, csökkentse a listán szereplő feladatok számát.
3. Tartsa napi listáját legfeljebb tíz feladathoz
Amikor ezt javaslom az embereknek, gyakran nevetnek rajtam. Úgy vélik, ennél sokkal elfoglaltabbak, és legalább húsz feladattal kell rendelkezniük a listán.Hirdető
A probléma itt az összes zavaró tényezővel, vészhelyzettel és megszakítással van, amelyet minden nap el fog érni; nem fogod elvégezni azt a húsz feladatot. Csalódottan jut el a nap végére, mert átütemezi a listán szereplő feladatok huszonöt-ötven százalékát.
Ehelyett a nap végén töltsön körülbelül tíz-tizenöt percet a következő nap rangsorolásával. Válassza ki a listán szereplő tíz legfontosabb feladatot és valamilyen módon kiemelje őket. Sok a tennivalók listavezetőinek módja van a feladatok megjelölésére, így hozzáadhat egy zászlót a másnap elvégzendő 10 feladathoz.
Ez nemcsak arra összpontosít, ami fontos, hanem arra is kényszerít, hogy válassza azokat a feladatokat, amelyek a legnagyobb pozitív hatással lesznek a napjára.
Amikor ilyenkor kezdi rangsorolni a tennivalók listáját, akkor természetesen koncentráltabbá válik, és értékes idejének nagyobb részét olyan feladatokra fordítja, amelyek előremozdítanak a projektjein és céljain.
4. Csoportosítsa a hasonló feladatokat együtt
Amikor megnézi a teendők listáját, észreveszi, hogy sok feladat hasonló jellegű.
Például az ügyfelek hívása. Ha két vagy három olyan feladat van a napi listán, amely magában foglalja az ügyfelek hívását, csoportosítsa ezeket és végezze el egyszerre. Körülbelül harminc percet ütemezzen a hívások elvégzésére és egymás után történő elvégzésére. Hasonlóképpen, ha e-mailekkel kapcsolatos feladatai vannak, csoportosítsa azokat is. Sokkal többet fog elvégezni, és az elméd sokkal jobban összpontosít az elvégzett munkára.Hirdető
Kaotikussá válhat, ha egész nap váltogat a különféle típusú munkák között. Sokkal jobb a hatékonyság és a termelékenység szempontjából végezzen hasonló feladatokat együtt . Meg vannak nyitva a megfelelő eszközök (alkalmazások, telefonos e-mailek stb.), És ez sok időt takarít meg Önnek.
5. Legyen motiváló a teendők listája
Amikor olyan feladatokat ír, mint az e-mailre való válaszadás vagy az ügyfél nyomon követése, nincs valódi motiváció. Csak olyan érzés, mintha átélné a munka rutinját. Ahol lehetséges, írjon olyan feladatokat, mint például az e-mail beérkező levelek beérkezése, és hívja fel ügyfeleimet, hogy meggyőződjenek arról, hogy boldogok-e. Ez egyszerűnek tűnhet, de sokszor a tennivalók listájának nincs érzelmi értéke. Ez csak egy sor elvégzendő munka.
A lista inspirálóbbá tétele érdekében írjon feladatokat, így érzelmi reakciót váltanak ki . Ügyfeleinek boldoggá tétele motiválóbb lesz, mint csupán felhívni őket, mert ez a feladata, vagy versenyezhet önmagával azért, hogy az e-mail beérkező üzenetei minden nap nullára jussanak.
A tennivalók listájának motiválóbbá tételének másik módja az rövidítse a napi listát . Mint fentebb írtam, amikor a napi teendők listáján legfeljebb tíz feladat van, akkor elérhetőnek fogja érezni. Ha húsz és harminc feladat van rajta, akkor csak elsöprő érzés lesz. Sokkal jobb, ha megnézed a napi listádat, és inspiráltnak érezzük magad, mint ha megnézed a listádat, és úgy érzed, hogy demotivált.
6. Heti áttekintést végez
Mindenkinek, aki olvasta David Allenét Dolgokat elintézni könyv, mindent tudni fog a heti áttekintésről. Mégis meglep, hogy hány ember kihagyja ezt. Ha azt szeretné, hogy a teendők listája hatékony és naprakész maradjon, akkor a heti felülvizsgálat elengedhetetlen.
A héten, amikor rohangálsz és csinálsz dolgokat, hiányozni fognak a dolgok. Emberek vagyunk, és elfelejtjük ellenőrizni az elvégzett feladatokat, hozzáadunk időfüggő feladatokat, nem pedig dátumot, és elfelejtjük a feladatokat. A heti áttekintés itt áll meg egy órára, és nagy képet nyújt arról, hogy mit kell tennie.Hirdető
Ideális esetben a heti áttekintést zavaró helyen kell elvégezni, így csak az elvégzendő munkára összpontosíthat, és megtervezheti a következő hetet. Hozza össze az összes feladatát - előfordulhat, hogy a jegyzetfüzetbe írta le a feladatokat, és nem adta hozzá a teendők listájához -, és törölje azokat a feladatokat, amelyekre már nincs szükség, vagy amelyeket elvégeztek.
A heti felülvizsgálat teljes kontrollt biztosít Önnek. Ez lehetővé teszi, hogy a munka tetején maradjon, eldöntse, mit kell tovább tennie, és mit lehet későbbre halasztani. Ez a legjobb mód, amit ismerek a hét kezdése tervvel és irányral és ez annak a módja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen cselekszik-e, és nem ragad bele olyan kisebb feladatokba, amelyek nem visznek előre a projektjeiben vagy a céljaiban.
Alsó vonal
Megfelelő használat esetén a tennivalók listája lehet a motiváció és a hajtóerő, amely arra ösztönzi Önt, hogy a legjobb munkáját végezze és elképesztő dolgokat érjen el. Összpontosít a fontos dolgokra, és megakadályozza az olyan feladatok hiányát, amelyek egyébként elveszhetnek.
A feladatlisták segítenek a stressz csökkentésében és a túlterhelésben is, mert ahelyett, hogy megpróbálna mindenre emlékezni a fejében, minden munkát elvégez, amelyet el kell végeznie, szabadon szabadítva a fejét a kreatívabb törekvések érdekében.
Összefoglaljuk a legfontosabb elvihetőségeket:
- Írjon feladatokat, így nagyon világos, mit kell tennie. Ha valakit hívnia kell, tegye be a telefonszámát a feladatba, hogy időt takarítson meg a szám keresésével.
- Adjon hozzá értelmes és nem véletlenszerű dátumokat. Amikor a napi tennivalók listáján csak aznap elvégzendő feladatok vannak, akkor sokkal jobban a megfelelő munkára fog koncentrálni.
- Naponta legfeljebb tíz-tizenkét megjelölt feladatot engedélyezhet a teendők listáján. Ez nem azt jelenti, hogy csak ezeket a feladatokat hajtja végre. Ha van időd és energiád a nap végén, akkor mindig többet tehetsz.
- Csoportosítsa a hasonló feladatokat, így egyszerre koncentrálhat a végzett munka típusára. Ez segít elkerülni a a többfeladatos kockázatok .
- Írja le feladatait, hogy azok értelmesek és motiválóak legyenek. Meg akarja nézni a listáját, és motiváltnak kell lennie, hogy elakadjon és elvégezze a munkát.
- Soha ne hagyja ki a teljes heti áttekintést. Ez az a ragasztó, amely mindent együtt tart és releváns.
További termelékenységi tippek
- A pomodoro technika: helyes-e Önnek növelni a termelékenységet?
- 18 legjobb időgazdálkodási alkalmazás és eszköz
- 7 hatékony időgazdálkodási tipp a termelékenység maximalizálásához
- Hogyan koncentrálhat és maximalizálhatja a termelékenységet (a Végleges útmutató)
Kiemelt fotóhitel: Cathryn Lavery az unsplash.com oldalon keresztül Hirdető