Termelékenység kell ahhoz, hogy a dolgokat helyesen és időben elvégezzük. Tehát honnan tudja, mely feladatok elengedhetetlenek és melyek várhatnak? A válasz a Prioritization Matrix-ban található, más néven Eisenhower Matrix-ban.

A mátrix Dwight David Eisenhower után kapta a nevét.

Eisenhower 1953 és 1961 között az amerikai hadsereg tábornoka, az Egyesült Államok 34. elnöke volt. Ötcsillagos tábornokként és az Egyesült Államok hadseregének legfelsõbb parancsnokaként kidolgozta a szövetségesek Európába történõ inváziójának stratégiáját.^[1]

Eisenhowernek minden alkalommal kemény döntéseket kellett hoznia arról, hogy mely feladatokat helyezze előtérbe a sok közül, amelyekre napi összpontosításra van szüksége. Szóval előállt a híres Eisenhower mátrixszal, vagy a Prioritization mátrixszal.

Tartalomjegyzék

1. Mi az a prioritási mátrix?
2. A prioritásmátrix használata
3. Következtetés
4. További tippek a rangsoroláshoz

Mi az a prioritási mátrix?

A Prioritization Matrix egy eszköz a feladatok sürgősségi osztályozásához. Segít megismerni a kritikus tevékenységeket és azokat a feladatokat, amelyeket meg kell kerülnie, és hasznosak lehetnek projektmenedzsmentben, kisvállalkozásoknál vagy személyes feladatoknál.

Eisenhower híresen azt mondta a mátrixról:

A legtöbb sürgős feladat nem fontos, a legtöbb fontos feladat pedig nem sürgős.

Ez az idézet Eisenhower maximájává vált az idő kezelésében.

A prioritási mátrixban négy kvadráns található, amelyek segítenek összehasonlítani az első és utolsó teendőket, lehetővé téve a projektek rangsorolását és a stratégiai terv elkészítését.^[kettő].

Hirdető

A négyzetek a következők:

• Csináld
• Menetrend
• Delegált
• Megszüntetni

Csináld

A Do a Prioritization Matrix első kvadrátja, és fontos tevékenységeket tartalmaz. Vagyis azokat a feladatokat, amelyeket sürgősen el kell végeznie - válságok, határidők és kérdések, amelyekre sürgős figyelmet igényel, és amelyek nagyon fontosak az életfeladatához.

Hw tudod melyik feladat esik ebbe a negyedbe?

Kezdje a prioritásainak elemzésével, majd állapítsa meg, hogy az megfelel-e a „most tedd” kritériumoknak. Ha a feladat egy napon belül vagy 24-48 órán belül elérhető, sürgős.

Egy másik megközelítés, amelyet e kategória feladatai rangsorolásakor alkalmazhat, az, hogy Mark Twain a békát eszik elvét alkalmazza. Ez az elv azt ajánlja, hogy a legsürgősebb tevékenységeket hajtsa végre, amint felébred.

Itt egy gyakorlati példa.

Tegyük fel, hogy elkészítenie kell egy tartalmi stratégiát, és jelentést kell benyújtania a vezetőjének. Szombat van, a benyújtás határideje hétfő. Mondhatjuk, hogy a tevékenység sürgős? Egyértelműen!

Menetrend

A prioritásmátrix második kvadrátja az Ütemezés. A Prioritization Matrix ebbe a kategóriába sorolja a feladatokat, de nem olyan sürgősként.

Ezek hosszú távú célok és feladatok, azonnali határidő nélkül. Ezek a feladatok magukban foglalhatják a meditációt, a naplóírást, a tanulást, a családi időt és a testedzést.

Ebben a negyedben megtervezheti a tevékenységeket más időszakokra. Például a jó egészség érdekében gyakorolnia kell, de időt szánhat erre.Hirdető

Úgy ütemezze ezeket a tevékenységeket, hogy ne kerüljenek át a Do vagy az Urgent negyedbe. Győződjön meg arról, hogy elegendő ideje van ezek végrehajtására.

Delegált

A prioritási mátrix harmadik kvadrátja a Delegált.

Ezek a feladatok nem fontosak az Ön számára, de mások számára elég sürgősek. Itt játszik szerepet a csapatmunka.

Technikailag elvégezheti a feladatokat ebben a kategóriában, de van értelme delegálja őket . A feladatok átruházásával biztosíthatja, hogy több ideje maradjon az első két negyedben végzett tevékenységekre.

Figyelnie kell az átruházott feladatokat is. Csak akkor jelent puszta időpazarlást, ha nincs nyomkövető rendszere az átruházott feladatokhoz.

Megszüntetni

Az utolsó negyed kiemeli a termelékenység gyilkosait. Ezek olyan feladatok, amelyek nem fontosak az Ön céljainak elérése érdekében, és nem sürgősek. A termelékenység növelésének egyetlen módja az, ha megszünteti őket.

Néhány példa folyamatosan ellenőrzi telefonját, filmeket néz vagy videojátékokat játszik.

Rossz szokások is lehetnek, amelyeket meg kell határoznia és törölnie kell a napi és heti menetrendjéből.

A sikeres emberek megtanulták, hogyan kell fontossági sorrendbe állni és ragaszkodni ahhoz, ami fontos. Megtanultak jobb embert találni egy feladatra, vagy kiküszöbölni a kevésbé jelentős feladatokat.

Vegyünk két inspiráló személyiséget, akik kialakították prioritásrendszerüket.Hirdető

Warren Buffet két listás prioritási modellt dolgozott ki annak meghatározására, melyik feladat érdemli a legnagyobb figyelmet. A lényeg a fontos és hasznos dolgok megkerülése, de nem a prioritások legfontosabb része.

Mark Ford, üzleti tanácsadó, marketingszakember, saját készítésű milliomos és szerző kidolgozta stratégiáját:

Kezdje a munkát a legfontosabb kérdéssel, tartson egy kis szünetet, dolgozzon a második legfontosabb feladattal, tartson szünetet, majd rendezze le a kevésbé fontos tevékenységeket és az esetleges feladatokat, amelyeket más személyektől kapott délutánig.^[3]

A prioritásmátrix használata

A Prioritization Matrix használata bonyolult lehet, ha még új vagy benne, de néhány egyszerű lépés végrehajtásával megtanulhatja a lehető legjobb módon használni.

1. Sorolja fel és rangsorolja prioritásait

Jelölje ki az összes feladatot, amelyet egy nap alatt el kell végeznie. Ezután osztályozza őketsúlyozott kritériumokkalsürgősség és fontosság alapján.

Azonosítsa minden olyan tevékenységet, amely gyors intézkedést igényel. Olyan feladatra utalok, amelyet ha nem teljesít aznap, az súlyos következményekkel járhat. Például, ha nem nyújtja be tartalmi stratégiáját, más tartalomírók nem működhetnek. Ez azt jelenti, hogy ellenőriznie kell a kiemelt fontosságú függőségeket.

2. Adja meg az értéket

A következő lépés annak fontosságának megvizsgálása és felmérése, hogy melyik befolyásolja leginkább a vállalkozását vagy szervezetét. Alapszabályként ellenőrizheti, hogy mely feladatok élveznek elsőbbséget másokkal szemben. Például be kell tartania az ügyfél igényeit, mielőtt bármilyen belső munkát elvégezne.

Becsülheti meg az értéket azzal is, hogy megvizsgálja, hogy a feladat hogyan hat az emberekre és az ügyfelekre a szervezetben. Dióhéjban: minél nagyobb hatással van egy feladat az emberekre vagy a szervezetre, annál nagyobb a prioritás.

3. Vegye ki a legnagyobb kihívást jelentő feladatot

A halogatás nem a lustaság tünete, az elkerülés viszont igen. Az az igazság, hogy jellemzően elkerüli azokat a feladatokat, amelyeket nem akar megtenni. A Goldman Sachs korábbi vezérigazgatója, Lloyd Blankfein egyszer azt mondta, hogy az irodába érve először a legféltettebb feladatot látja el.

Brian Tracy ezeket a feladatokat nevezte a békáknak, amelyeket meg kell ennie. Ez eltávolítja a zaklató rettegést, amely nyomást gyakorol rád, amikor elhalasztja a szükséges feladatokat^[4]. Itt segíthet a Prioritization Matrix; azonnal enni a Do békákat.Hirdető

Ha segítségre van szüksége a halogatás leküzdésében, nézze meg ez a cikk .

4. Tudd meg, mi a fontos számodra

Amíg ebben a kozmoszban tartózkodik, mindig különböző választásokkal találkozik, amelyek ellentmondásosak lehetnek a céljaival. Például egy fantasztikus promóció, amely túlzott utazást igényel, elszigeteli Önt a fontos kapcsolatoktól. Ha nem vagy prioritástudatos, akkor elfogadhatod, annak ellenére, hogy a családod az elsődleges.

Ezért van értelme azonosítani a számodra fontosat, és felkészülni arra, hogy ne veszélyeztesse ezeket a fontos dolgokat azonnali öröm vagy haszonszerzés céljából.

Yogi Berra így írta alá:

Ha nem tudja az úti célját, máshová kerülhet.

5. Szabályozza meg a rendszeres munkaidőt

Susan Wojcicki, a YouTube vezérigazgatója olyan szabályt hozott létre, hogy 18 és 21 óra között ne ellenőrizze az e-mailjeit. A CNN Business jelentése szerint ő volt az első nő, aki anyasági szabadságot kért, amikor a Google éppen elindult. Annak ellenére, hogy családjával együtt vacsorázik, a YouTube vezérigazgatója^[5].

Le lehet-e vágni időt a kapcsolatainkra és az érdeklődésünkre a munkán kívül?

Természetesen, és ezért meg kell határoznia a munka nélküli idejét. Ez a megközelítés lehetővé teszi az energiaszint megújítását a következő feladat elvégzéséhez. Ezenkívül a legjobb helyzetben lesz az önfelügyelethez, mivel nem a szokásos munkaterületén tartózkodik.

6. Tudja meg, mikor kell megállni

Néha mindent elérhet a listáján. Miután rangsorolta a munkaterhelését és értékelte becsléseit, távolítsa el a fennmaradó feladatokat a prioritási listáról, és koncentráljon a legsürgősebb és legfontosabb feladatokra.

Következtetés

Nem elég, hogy sikeres legyél a munkahelyen. Gondoskodjon arról, hogy időt fordítson a családjára és egy fontos kapcsolatra az életében.Hirdető

Az első lépések és az idő megtalálása bonyolult lehet, de a Prioritization Matrix használatával bizonyos gyakorlattal tapasztalhatja, hogy produktívabb és jobban el tudja osztani az idejét a számodra fontos dolgok között.

További tippek a rangsoroláshoz

• Hogyan lehet 10 perc alatt elsőbbséget biztosítani és 10-szer gyorsabban dolgozni
• Vissza az alapokhoz: A prioritások beállítása
• A munka fontossági sorrendje, amikor minden fontosnak tűnik

Kiemelt fotóhitel: William Iven az unsplash.com oldalon keresztül

Referencia