A munkahelyi kommunikáció akadályainak felismerése néha meglehetősen egyszerű lehet. Ha a téves kommunikációt nem kezelik, akkor azt munkahelyi konfliktus vagy csökkent termelékenység formájában tapasztalhatja. A félrebeszélés tendenciája akkor fordul elő, ha kevés az átláthatóság. És néha ez akaratlan is lehet.

A kiválóság rendesen jól csinálja a hétköznapi dolgokat. - John W. Gardner

Sokan azt gondolják, hogy hatékony kommunikátorok, mert iskolába jártak, vagy bizonyos mennyiségű munkatapasztalattal rendelkeznek, de a valóságban még mindig küzdenek azért, hogy üzenetükkel másokat befolyásoljanak. A nem hatékony kommunikáció eredménye a kihagyott lehetőség, az időveszteség és az erőforrások pazarlása - mindez azért, mert nem voltak nagy hatású beszélgetéseik.^[1]

Számos olyan tényezőt észlelhet, amely befolyásolja a tiszta, hatékony és átlátható kommunikációt a munkahelyen: személyes jellemzők, fizikai távolság, maga az üzenet, a kontextus, a használt szakzsargon és a kultúra. Az alábbiakban bemutatunk 7 módot a hatékony kommunikáció biztosítására a munkahelyen, így hatékony, produktív és inkluzív munkakörnyezetet teremthet.

1. Ismerje meg jól a közönségét

A közönség megértése elengedhetetlen a munkahelyi hatékony kommunikációhoz. Ez vonatkozik a szóbeli és írásbeli kommunikációra, az előadásokra, a napi e-mailekre, a vállalat egészére kiterjedő bejelentésekre vagy a projektek állapotának frissítésére.

Az, hogy üzenetét hatékonyan közöljük-e, vagy sem, jól jön-e abból, hogy megértsük, mi érdekli közönségét.

• Kiket céloz meg a kommunikációjával?
• Mi az üzenete célja?
• Mit kell tudniuk?
• Mit kell tenniük?
• Hogyan lehet a legjobban közölni az üzenetet a közönséggel?
• Hogyan fogja a közönség felfogni vagy értelmezni az üzenetet?
• Hogyan fogja érezni, gondolkodni és reagálni a hallgatósága, amikor megkapja az üzenetét?

E kérdések megválaszolásához előre kell terveznie, kutatnia és figyelnie kell a hallgatóság viselkedését. Például a csapattal vagy társaival folytatott kommunikáció megközelítése valószínűleg eltér attól, ahogyan kommunikál a vezetőjével, mert ezeknek a csoportoknak eltérő érdekei vannak.

2. Törekedjen a helyzet megértésére és tisztázására

Szánjon időt arra, hogy átgondolt és szándékos legyen. A munkahelyi kommunikáció előtt elengedhetetlen a szünet, a helyzet megértése, a tisztázás és az empátia. Íme néhány tipp a hatékony kommunikációhoz a munkahelyen:Hirdető

Lenni kíváncsi . Tegyen fel nyílt kérdéseket azzal kezdődően, hogy „mit” és „hogyan” gyűjtsön információkat. Az emberek általában inkább leíró jellegűek lesznek válaszaikkal. Ezután nyílt szondázási kérdéseket tehet fel, hogy minél több kontextust nyerjen. Minél jobban megérti, annál valószínűbb, hogy képes lesz egy megfelelő üzenetet testre szabni, amely visszhangzik a közönségével.

Tanulj, mint egy gyerek. Normális esetben a gyerekeknek nincsenek előzetes ismereteik arról, hogy mit fognak megtanulni. A tanulási szemléletükben van egyfajta alázat. Ugyanezt a megközelítést alkalmazza, amikor a közönség cipőjébe helyezi magát, amikor meg akarja érteni a helyzetüket. Legyen nyitott, kész és hajlandó megnézni a közönség perspektíváját.

Ellenőrizze feltételezéseit. Tapasztalatainak szélessége elhomályosíthatja felfogásait és ítéleteit. Kihívás a közönségre vonatkozó előzetes elképzelésekről. Határozza meg, kivel kell beszélnie, vagy milyen kutatásokat kell végeznie annak igazolására, hogy feltételezései igazak-e. Győződjön meg arról, hogy teret enged a megértésnek, mielőtt cselekedne.

Legyen befogadó. Az emberek tartozni akarnak, érzik magukat befogadottnak és megbecsültnek a munkahelyen. Gondoskodjon arról, hogy mindenki ötleteit megragadja. Például, ha Ön egy értekezleten kér hozzáadást, győződjön meg arról, hogy mindenki számára megfelelő idő áll rendelkezésre a válasz megosztásához. Ha elfogy az ideje, az ülésen jelezze, hogy később kapcsolatba lép velük.

3. Hallgasson több szinten

A legtöbb ember nem azzal a szándékkal hallgat, hogy megértse; válaszadás szándékával hallgatják - Stephen R. Covey

Valószínűleg ismeri ezeket alapvető aktív hallgatási tippek . Amikor azonban túlterheltnek érezzük magunkat a határidők betartásában, az elsőbbségbe helyezésben vagy a létrehozásban, akkor könnyű autopilótán lenni, és elmulasztani azokat a kulcsfontosságú üzeneteket, amelyek segítségével hatékonyan kommunikálhat a munkahelyén. Az alábbiakban emlékeztetünk a gyakorlás folytatására:

Parafrázis. Erősítse meg az üzenet megértését úgy, hogy megismétli vagy újrarajzolja a saját szavaival. Ha vannak eltérések a felek között, itt az ideje tisztázni.

Szonda. Tegyen fel kérdéseket, ha úgy érzi, hogy hiányzik olyan információ, amelyre szüksége lehet.Hirdető

Tisztázza. Ha valamit nem értesz teljesen, kérdezd meg.

Emlékezik. Próbáljon felidézni a közönsége számára fontos pontokat. Ez az információ a jövőben felhasználható, és megmutatja közönségének, hogy törődött és aktívan hallgatott.

A munkahelyen hatékony kommunikátornak lenni azt jelenti, hogy rá kell hangolódnia aktív hallgatási képességeire. Emlékezni:

• Legyen empátia.
• Értse meg mások felfogásait, ne csak a sajátját.
• Mérje fel érzelmeit és reakcióit, és másokét is.
• Ismerje értékeit és meggyőződését, és másokét is.
• Figyelje meg a nem verbális kommunikációs jeleket, például a testbeszédet.

4. Tekintse át, hogyan kap visszajelzést

A visszajelzés fogadása hatással van a reakciójára és arra, hogy mennyire hatékonyan kommunikál a többi fél felé. A visszajelzésekre és a kritikákra való nyitottság könnyebb mondani, mint megtenni.^[kettő]Emberek vagyunk. Amikor eltereli a figyelmét az életeseményekről, vagy ha nyomást érez a munkahelyén, akkor védekezésbe kezdhet a legkevesebb észrevétel után is.

Sheila Heen és Douglas Stone olyan megközelítéseket kínál, amelyek javítják a visszajelzések befogadásának képességét, hasznosnak tartják és tudják, hogyan lehet megszabadulni attól, ami nem hasznos a tanuláshoz és a továbblépéshez.^[3]

Néhány ilyen stratégia a következőket tartalmazza:

• Ismerje meg, értse meg és kezelje a visszajelzésre adott kiváltó okokat és válaszokat.
• Válassza el az üzenetet attól, hogy kitől származik.
• Inkább hallgasson a tanácsra, mint az ítéletre.
• Bontja fel a visszajelzéseket emészthető darabokra.
• Ha proaktívan kér visszajelzést, legyen konkrét és kérjen egyet.
• Tegyen apró lépéseket annak kipróbálására, amit Önnek ajánlottak.

Képes tanulni a visszajelzésekből és növekedni belőlük. A visszacsatolás harapásméretű darabokra bontása segíthet az üzenet jobb feldolgozásában, és kevésbé reagál a válaszában.

5. Adjon objektív és megfigyelhető visszajelzést

Ez az egyik legnehezebb dolog, mert nem biztos, hogy meg akar sérteni másokat, el akarja kerülni a konfliktusokat, nem vagy teljesen biztos abban, hogyan kell, nem vagy érzelmileg kész vagy elhomályosulnak a feltételezéseid.Hirdető

A helyzet, viselkedés, hatás (SBI) modell^[4]segíthet egyértelmű és konkrét visszajelzésben:

• Helyzet. Adja meg a kontextust. Kérdezd meg magadtól, mi történt, hol és mikor.
• Viselkedés. Írja le a viselkedést. Ez a legnehezebb rész, mert ellenőriznie kell feltételezéseit. Például, ha azt mondod, hogy durva vagy (szubjektív), szemben azzal, hogy félbeszakítottál (megfigyelhető viselkedés), megváltozik a visszajelzés hangvétele. A durva viselkedésnek többféle értelmezése lehet, miközben láthatja, amikor valaki megszakított.
• Hatás. Az I állításokkal írja le a viselkedés eredményeit.
• Menj tovább. A beszélgetés során keresse megértését azáltal, hogy reflektálásra kéri őket. Mi volt a perspektívájuk? Mi történt velük? Mire jöttek rá? Hogyan nőhetnek innen?

1. példa: ^[5]

A tegnap reggeli csapatülés során, amikor előadást tartott (Helyzet), bizonytalan volt két diában, és az értékesítési számításai helytelenek voltak (Viselkedés). Zavarban éreztem magam, mert az egész tábla ott volt. Aggódom, hogy ez befolyásolta csapatunk hírnevét (Impact).

2. példa:^[6]

A hétfő délutáni ügyféltalálkozón megbizonyosodott arról, hogy a megbeszélés időben elkezdődött, és mindenkinek előre volt-e segédanyaga (helyzet). Minden kutatása helyes volt, és az ügyfél minden kérdésére megválaszolták (Viselkedés). Büszke vagyok arra, hogy ilyen kiváló munkát végzett, és jó megvilágításba helyezte a szervezetet. Bízom benne, hogy megkapjuk a fiókot, hála kemény munkájának (Impact).

A tiszta, konkrét és megfigyelhető visszajelzés elsajátítása elengedhetetlen képesség ahhoz, hogy hatékony kommunikátor legyen a munkahelyén.

6. Nyomon követés, megerősítés és elszámoltathatóság létrehozása

A munkahelyi hatékony kommunikáció nem egyszeri esemény. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie az előrehaladást és folyamatos támogatást kell nyújtania. Ne felejtsd el elismerni társaid, csapataid vagy vezetőid fejlődését!

A következő kérdések segítségével értékelheti a munkahelyi kommunikáció hatékonyságát:Hirdető

• Milyen lehetőségeket lát?
• Hogyan tud beállítani?
• Milyen döntéseket kell meghozni?
• Milyen támogatást tud nyújtani?
• Mit kell tennie annak érdekében, hogy a pontos üzenetet megkapja?

7. Használja a kommunikáció 7C-ét

Bármely munkahelyi kommunikációs eszköz esetében tartsa szem előtt a 7C kommunikációját az üzenet finomhangolásához:^[7]

• Egyértelmű. Mi a célja? Könnyen érthető az üzenet?
• Tömör. Mit törölhet? A lényeg?
• Konkrét. Mik a tények?
• Helyes. Az üzenet hibátlan? Alkalmas a közönség számára?
• Összefüggő. Van-e logikus folyamat? Az üzenet következetes?
• Teljes. Megadják a releváns információkat, és van-e felhívás a cselekvésre?
• Udvarias. Mi az üzenete hangja?

Tudjon meg többet a 7C-ről itt: Hatékony kommunikáció: Hogyan ne értsenek félre

Összegezve

A hatékony munkahelyi kommunikáció biztosításának módjai gyakorlatot és időt igényelnek.

Tartsa szem előtt ezt a 7 stratégiát, hogy javítsa a munkahelyi kommunikációt, hogy üzenetei egyértelműek és átláthatók legyenek.

1. Ismerje meg jól a közönségét
2. Törekedjen a helyzet megértésére és tisztázására
3. Hallgassa több szinten
4. Tekintse át, hogyan kap visszajelzést
5. Adjon objektív és megfigyelhető visszajelzést
6. Nyomon követés, megerősítés és az elszámoltathatóság létrehozása
7. Használja a 7 C kommunikációt

Növelje tovább és finomítsa a készségeit!

Mi az, amin dolgozhat ebben a hónapban a munkahelyi kommunikáció javítása érdekében?

Legyen konkrét és kihívja magát azzal, hogy beállítja a SMART cél munkahelyi kommunikációhoz - specifikus, mérhető, elérhető, releváns, időhöz kötött!

További információ a munkahelyi kommunikációról

• Konfliktuskezelési stílusok a hatékony kommunikációhoz a munkahelyen
• Hogyan lehet elsajátítani a hatékony kommunikációs készségeket munkahelyen és otthon
• Hogyan kell dolgozni a különböző kommunikációs stílusokkal az irodában
• Hogyan lehet javítani a kommunikációs készségeket a munkahelyi siker érdekében

Kiemelt fotóhitel: Brooke Cagle az unsplash.com oldalon keresztül Hirdető

Referencia