10 tipp a kinevezési készségek fejlesztéséhez

10 tipp a kinevezési készségek fejlesztéséhez

Nem számít, milyen üzleti tevékenységet folytat, az esély az, hogy legalább egy kis időt töltsön találkozókon. A kinevezések lehetnek nagycsoportos találkozók, egyszemélyes találkozók vagy akár állásinterjúk. Lehet, hogy kihagyja a találkozó szemtől-szembe aspektusát, konferenciahívásokat kezdeményez vagy Skype-ot használ. Függetlenül attól, hogy milyen típusú értekezletet tervezett, ezek a tippek segíthetnek a találkozó beállításával kapcsolatos ismeretek fejlesztésében.

  1. Állítsa be a napirendeket idő előtt. Annak ismerete, hogy mit tervez elérni egy értekezleten, segíthet eldönteni, hogy meddig tervez maradni a megbeszélésen - feltételezve, hogy betartja a napirendjét. Nehéz rávenni más embereket arra, hogy a pályán maradjanak, de igazából senki sem akar egész napot egyetlen találkozón tölteni. Ezenkívül a megbeszélt napirend kitöltése valóban az egyetlen módja annak, hogy megbizonyosodjunk arról, mikor ért véget a találkozó.
  2. Idő és dátum opciókat kínál a találkozókhoz. Ahelyett, hogy hosszasan össze-vissza haladna, akár telefonon, akár e-mailben, válasszon két vagy három időpontot, amelyek megfelelnek Önnek, és mutassa be őket a találkozó másik felének. Ha nagyobb csoporttal van dolgod, szinte garantált, hogy legalább egy opció nem fog valakinek megfelelni, és ha több opcióval rendelkezel, akkor sokkal gyorsabb módszer a konszenzus elérésére.
  3. Kerülje a divatos szoftveralkalmazásokat. Bár van egy nagyon csúnya találkozó-beállító szoftver, próbáld elkerülni a szokatlan dolgok használatát. Ez alól a szabály alól a pártok vagy a nagyon nagy értekezletek állnak. Általánosságban elmondható, hogy ezen alkalmazások használata több időt vesz igénybe, mint amennyit megér - tanulási görbe van az új felhasználók számára, és ha fel kell látogatnia egy webhelyre, hogy válaszoljon, duplája lehet az e-mailre való válaszadásnak. Ha azonban nagyszámú embercsoportot próbál koordinálni, akkor egy alkalmazás használata központi helyet biztosíthat, ahelyett, hogy hatalmas mennyiségű e-mailt küldene.
  4. Győződjön meg róla, hogy valóban szüksége van egy megbeszélésre. Rengeteg találkozót határoznak meg olyan egyszerű dolgokra, mint például egy dokumentum jóváhagyásra való átadása. Hacsak ez a dokumentum nem elég rövid ahhoz, hogy teljes mértékben megvizsgálhassa az értekezlet során, érdemesebb lehet leadni a dokumentumot, és később visszajönni, hogy válaszoljon a kérdésekre és kezelje a jóváhagyási folyamatot. Mielőtt ténylegesen megbeszélné a kinevezését, gondoljon arra, hogy az ügyet gyorsabban lehet-e kezelni.
  5. Minimalizálja az utazási időt. Az egyik oka annak, hogy a találkozók ennyi időt emésztenek fel a naptárunkban, az utazás szükségessége. El kell utaznunk az ügyfelek irodáiba, kávézóiba vagy bárhová, ahol a fene találkozunk. Csökkenthetjük ezt az elkötelezettséget azzal, hogy javasoljuk, hogy találkozzunk a saját helyszíneinken, találkozzunk félúton, vagy hagyjuk ki teljesen az értekezletet. Az olyan opciók, mint a telefonhívások vagy a videokonferencia, gyakran képesek kielégíteni annak az időpontnak az összes követelményét, amelyre a városon át vezetni akartok.
  6. Ütemezze az előkészítés és az átvilágítás idejét. Amikor kinevezi a találkozót, gondoljon át arra, hogy mit kell tennie a felkészüléshez - áttekinthet egy jelentést, előadást készíthet vagy vasalhatja az ingét -, és ütemezzen be egy-egy ilyen tevékenység időpontját a tényleges találkozó előtt. Érdemes ütemezni még egy megbeszélés előtt egy tizenöt perces előkészítő munkamenetet az utolsó pillanat részleteiről. Ugyanez vonatkozik utólag is: a megbeszélés után lehet, hogy bizonyos utófeladatokat kell kezelnie. A megbeszélés után legalább néhány perccel történő ütemezés garantálja, hogy lesz ideje megbizonyosodni arról, hogy a jegyzetek teljesek-e, és bármilyen további intézkedés legalább bekerül a naptárába (ha ezt akkor nem tudja megtenni).
  7. Külön személyes és üzleti találkozókat. Sokan megpróbáljuk az összes irodán kívüli megbeszélésünket egy napra betölteni. Figyelmen kívül hagyva azt a problémát, hogy mi történik, ha csak egy késik el, felmerült az a kérdés, hogy megpróbál-e váltani a sebességváltó között az imént ügyfélnek tartott előadás és az orvos által várt lövés között. Az ilyen mentális kapcsolás csak megnehezítheti későbbi megbeszéléseinek kezelését. Próbálja meg ütemezni a személyes és üzleti találkozókat különböző napokra.
  8. Tartsa naprakészen a megbeszélések ütemezőit. Ha nem csak Ön ütemezi a megbeszéléseket, akkor elengedhetetlen, hogy a többiek is a körben maradjanak. Ellenkező esetben a másik jelentős személy valószínűleg egy családi vacsorán várja Önt, miközben egy nagy projektet befejez. Szeretem a megosztott naptárakat, például a Google Naptárt éppen ezért, de vannak módok a naptárak minden típusának megosztására, ha a saját rendszerére támaszkodik. A kinevezés ütemezői magukban foglalhatják a menedzsert, a másik jelentős személyt, egy adminisztratív asszisztenst (a tiéd vagy a részlegek) és egy sor más embert.
  9. Korlátozza a meghívottakat. Előfordulhat, hogy nincs szükség az egész vállalat jelenlétére az előrehaladási jelentéshez. Ehelyett döntse el, hogy valójában kinek kell részt vennie a kinevezésében - később bármikor tömeges e-mailt küldhet, ha az emberek kimaradtak. Korábban is voltam olyan helyzetekben, amikor a magasabb rangúak kimaradtaknak érezték magukat, ha nem hozták be őket minden egyes megbeszélésre, amelyet felállítottak. A legjobb fogadás úgy tűnik, hogy a találkozót olyannak mutatják be, ami nem lenne hasznos idejük felhasználása.
  10. Erősíts meg mindent! Ellenőrizze, hogy mikor és hol van az ülés, mit tartalmaz a napirend, és még azt is, hogyan lehet oda eljutni. Valójában csak egy rövid e-mailre van szükséged egy-két nappal a megbeszélés előtt, amely felvázolja a találkozót, és egyszerű igent kérsz válaszul, ha minden helyes.